Contact: +31 (0)6 24 517 527

De drie beste vragen aan je medewerkers

Met drie simpele vragen en wekelijks 10 minuten van je tijd kun je een doorlopende, gratis, denktank neerzetten voor nieuwe ideeën en bestaande problemen. Terwijl je dat doet maak je ook nog eens je medewerkers gelukkig. Hoe? Ik leg het je graag uit.

Het originele idee komt van Verne Harnish. Deze Amerikaanse business goeroe, die zichzelf ‘The Growth Guy’ noemt, is onder andere de schrijver van de bestseller: ‘Mastering the Rockefeller Habits‘ waarin hij tot in detail beschrijft wat je als bedrijf moet doen om te groeien of je groei te versnellen.

Verne Harnish - The Growth Guy

Verne Harnish - The Growth Guy

De afgelopen paar jaar heb ik met zijn ‘filosofie’ gewerkt en heb duidelijk mogen ervaren dat het werkt. Desalniettemin is het nogal wat om van vandaag op morgen je gehele bedrijf op de schop te gooien en blind te vertrouwen in de aanpak van een ander. Gelukkig is zijn boek gevuld met diverse aanwijzingen zowel op macro als op microniveau. Ik zal een aantal van deze met je delen en mijn ervaringen er aan toevoegen. Omdat ik zelf resultaatgericht ben, richt ik mij graag op zaken die eenvoudig zijn in te voeren en snel een zichtbaar resultaat opleveren.

De eerste die ik graag met je wil delen is het stellen van vragen. Het gaat om drie simpele vragen die super effectief zijn. Deze vragen ga je elke week stellen en iedere week aan iemand anders in de organisatie. Dit doen alle leden van het management team (of directie, raad van bestuur, et cetera) afzonderlijk van elkaar zodat er iedere week bijvoorbeeld vijf medewerkers worden gesproken. De medewerkers die je spreekt, spreek je compleet ongeacht de functie, dus van postkamer tot aan de hoogste managementlagen. En ja, de directeur doet ook mee!

Het gaat om de volgende drie vragen:

1. Waar moeten we mee starten?

Deze vraag heeft tot doel om te achterhalen wat je medewerker aan nieuwe mogelijkheden ziet voor de organisatie. Dat mag alles zijn, zolang het maar iets is wat de organisatie op dit moment nog niet doet. Het kan dus gaan over het openen van nieuwe kantoren, het starten van een nieuwe productlijn, het installeren van de geurtabletten in de toiletten en de aanschaf van planten in het bedrijfsrestaurant. Het maakt niet uit wat het is, werkelijk alles is goed.

2. Waar moeten we mee stoppen?

Deze vraag heeft tot doel om te achterhalen wat je medewerker ziet als een nutteloze activiteit van de organisatie. Ook dit kan zowel intern als extern gericht zijn en een grote diversiteit aan antwoorden opleveren. Het kan gaan om het beëindigen van een samenwerking met een leverancier, het wekelijkse overleg op woensdag wat altijd 4 uur duurt, een lastige collega of wellicht het aanschaffen van milieuonvriendelijke leaseauto’s. Ook hierbij geldt dat het niet uitmaakt wat het is, alles is goed.

3. Waar moeten we mee doorgaan?

Deze vraag heeft tot doel om te achterhalen wat je medewerker ziet als een prettige of succesvole activiteit en waar hij van mening is dat dat vooral moet blijven en, indien mogelijk, moet worden uitgebreid. Ook hier zijn er geen grenzen, behalve dat het iets moet zijn wat al reeds in de organisatie aanwezig is. Geweldige klanten, de nieuwe koffieautomaten, de personeelsvereniging, of wellicht die nieuwe werkwijze op de logistieke afdeling.

Wat ga je met deze informatie doen?

Je gaat beginnen met dit op te schrijven en op wekelijkse basis met de rest van het management team delen. Maak dit een vast onderdeel van de agenda en laat elk lid van het team vertellen wie hij heeft gesproken en wat de resultaten waren. Probeer hierbij niet gelijk te diep in te gaan op de inhoud, dus houd het kort. Het gaat, met name in de eerste paar weken, om in een vast ritme te komen en nog niet gelijk conclusies te trekken, dat komt later. Ik raad je aan om een teamlid (of vaste secretaris/notulist) verantwoordelijk te maken voor het bijhouden van alle resultaten en hier na een aantal weken op te rapporteren. Wat komt er vaak naar voren?

Na een aantal weken zul je, zelfs zonder dat het wordt bijgehouden, zien dat bepaalde onderwerpen regelmatig terug komen en dan wordt het pas echt leuk. Je gaat namelijk patronen herkennen en dan wordt het tijd om eens wat langer te gaan zitten. Met de resultaten van de afgelopen paar weken in de hand ga je besluiten welke zaken opgepakt gaan worden. Ga niet alles doen, maar kies er maximaal drie (een per vraag) en zorg dat alles een eindverantwoordelijke heeft en een vaste einddatum. Deze mag nooit verder dan een kwartaal liggen. Als je namelijk denkt dat je als management team weg komt met een van de grootste kansen of problemen langer dan een kwartaal te laten liggen, dan zit je daadwerkelijk niet op de juiste plaats.

En dan? Dan ga je communiceren. Vertel openlijk wat je hebt opgemaakt uit de gesprekken en dat je met de belangrijkste daarvan aan de slag gaat. Vertel ook wat er gedaan gaat worden, wie er eindverantwoordelijk is en wanneer een en ander opgeleverd gaat worden. Klinkt dit eng? Dat, kan ik mij best voorstellen. Is het goed? Zeker!

Wat levert het op?

  • Uit de vraag waar je mee moet starten haal je een enorme hoeveelheid nieuwe ideeën. Sommige zijn nutteloos, sommige zijn direct uitvoerbaar en heel soms zit daar dat ene superidee bij wat je in een keer een concurrentievoordeel biedt. Hoeveel geld wordt er uitgegeven aan dure consultants terwijl je gratis advies kunt krijgen?
  • Uit de vraag waar je mee moet stoppen haal je en lijst met de problemen en frustraties van je medewerkers. Het geeft je ook inzicht in onnodige processen of wellicht waarom die ene klant nou nooit de juiste aandacht krijgt. Besef hierbij vooral dat je als management team vaak in een ivoren toren zit en informatie uit de organisatie veelal gefilterd bij je terecht komt. Nu zit je direct op de bron en hoor je meer dan wanneer je dit overlaat aan verschillende managentlagen met allemaal eigen agenda’s.
  • Uit de vraag waar je mee moet doorgaan haal je een overzicht van datgene waarvoor je medewerkers bij je blijven, enthousiast van worden, trots je bedrijfsnaam noemen op feestjes. Hier kan ook naar voren komen waarin de organisatie meer moet investeren om meer kansen uit de markt te halen. Het heeft in elk geval de steun van je medewerkers
  • En als het nog niet genoeg is, is er nog een zeer prettige bijkomstigheid: een grote groep tevreden medewerkers die blij zijn dat ze worden gehoord en de mogelijkheid hebben om mee te denken over de organisatie waar ze al jaren vol overgave voor werken. Je mag er vanuit gaan dat er bij je medewerkers thuis nog wel eens aan de eettafel wordt gesproken over het gesprek. “De commercieel directeur wilde weten wat ik vond dat we moesten doen, geweldig toch? Ik heb hem verteld dat we een nieuw product moeten ontwikkelen en hij luisterde echt naar mij!”

Bedenk eens wat deze drie simpele vragen je allemaal opleveren. Als je dit nu weet. Kun je het je eigenlijk wel veroorloven om het niet te doen?

De spelregels:

  • Wees oprecht en geïnteresseerd. Ik besef goed dat dit een open deur is, maar het is goed voor te stellen dat niet iedereen binnen het management team deze gesprekken direct als toegevoegde waarde beschouwt en dientengevolge de gesprekken als een formaliteit afhandelt. Dat is een absolute doodzonde en zal een averechts effect hebben op het gevoel van de medewerker. En, alsjeblieft, vergeet nooit iemand te bedanken.
  • Niet sturen! Het sturen van de medewerker in het beantwoorden van de vraag zal alleen maar beperkend werken en dat is het laatste wat je wil. In het zoeken naar de ‘Zwarte Zwaan‘ of een ‘Blue Ocean‘ moet je juist zoveel mogelijk los komen van eenieders beperkingen.
  • Wees je bewust van je positie. Bedenk dat je als lid van het management team wel eens intimiderend kan overkomen op iemand die nog maar kort in de organisatie werkt of een aantal lagen onder je werkt. Creëer dus een sfeer die past bij het gesprek en probeer te voorkomen dat de medewerker het ervaart als een functioneringsgesprek en het idee heeft dat hij wenselijke antwoorden moet gaan geven. Tip: bezoek iemand altijd in zijn/haar eigen omgeving (kantoor, afdeling) en vraag wat hij of zij wil drinken en haal het zelf.
  • Luister! Ga dus niet in discussie en leg niet in het gesprek al uit dat het niet kan. Beperk je vooral tot het stellen van vragen ter verduidelijking van hetgeen de medewerker heeft genoemd. Zorg dat je het goed begrijpt.
  • Houd het kort. In de praktijk ben je binnen 10 minuten klaar met het gesprek. Veel langer moet je elkaar niet van het werk houden en als het echt nodig is om een specifiek onderwerp nader te bespreken, maak dan een nieuwe afspraak.
  • Doe het samen. Mocht je uiteindelijk aan de slag gaan met het idee van een van je medewerkers. Betrek deze dan in de uitvoering of vraag deze mee te denken in de eerste oriënterende gesprekken.
  • Stop niet! Als je denkt dat je na een rondje ‘starten-stoppen-doorgaan’ klaar bent, dan vergis je je. Of laat je op zijn minst een heel grote kans lopen. Als je doorgaat zul je zien dat de volgende rondes zelfs effectiever worden. Iedereen die je nu spreekt, sommigen zelfs voor de tweede keer, snapt dat het serieus is en dat zij meer dan ooit een rol spelen in de organisatie.

Als je dit in de praktijk gaat brengen zul je zien wat het allemaal gaat opleveren. Je zult verbaast staan over de reacties die je krijgt en je zult het gevoel hebben weer midden in de organisatie te staan. Medewerkers zullen je meer gaan waarderen en je weet het nooit, misschien zit het gouden idee er wel tussen. Je weet in elk geval zeker dat je er alles aan doet om het te vinden!

Gijsbert van der Meulen

Mijn naam is Gijsbert van der Meulen en met mijn bedrijf FiveLeggedSheep help ik organisaties heldere doelen te stellen om deze vervolgens op creatieve, transparante, resultaatgerichte en enthousiaste wijze te behalen. Mijn werkwijze bestaat uit een goede mix van cijfermatige analyses, het aanscherpen van processen, het delen van visie, het aanbrengen van ritme, het bieden van transparantie in doelen en resultaten en een enorme berg enthousiasme om het maximale uit de mensen te halen die verantwoordelijk zijn voor het behalen van de doelstellingen.

More Posts - Website - Twitter - LinkedIn

2 Comments
Leave a Reply