Contact: +31 (0)6 24 517 527

Top-10 E-mail problemen

Ondanks dat er diverse nieuwe mogelijkheden zijn (bijv. Yammer) blijft e-mail nog steeds de belangrijkste manier om met collega’s, leveranciers en opdrachtgevers te communiceren. Toch blijven er veel dezelfde fouten naar voren komen die eenvoudig op te lossen zijn. Hieronder een top-10 van veel voorkomende e-mail problemen, aangevuld met tips om het op te lossen.

  • Een mail versturen zonder de bijlage. Moet je regelmatig een tweede mail sturen met daarin je excuses omdat de eerste mail niet de noodzakelijke bijlage bevat? Het klinkt logisch, maar begin je mail met het toevoegen van de bijlage en ga daarna pas schrijven.
  • Terug van vakantie. Bij terugkomst van vakantie is de kans groot dat er een paar honderd ongelezen mails op je liggen te wachten. Wees voorzichtig met snel te reageren op vragen of issues. Geloof het of niet, maar ook in jouw afwezigheid gaat het werk gewoon door. De kans is dus groot dat verderop in je mailbox al een mail zit dat het probleem al is opgelost en jij als spuit elf er achteraan komt. Wacht dus met reageren totdat je je gehele mailbox hebt doorgelezen.
  • Taalfouten. Bij bijna alle manieren waarop je mail kunt verzenden wordt je de mogelijkheid geboden om gebruik te maken van een spellingscontrole. Dat kan via Outlook is, maar bijvoorbeeld ook via Gmail en Hotmail. Gebruik dat! Je e-mail en de inhoud daarvan zal anders worden gelezen indien er verschillende taalfouten in staan.
  • Verzenden voordat je klaar bent met schrijven. We hebben het allemaal wel een keer meegemaakt, dat een halve e-mail per ongeluk wordt verzonden, of naar de verkeerde persoon. Het beste wat je kunt doen om dit te voorkomen is eerst de mail te schrijven en pas als je klaar bent de geadresseerde(n) toe te voegen.
  • Vermijd sarcasme, cynisme en grappen. Zonder toevoeging van een glimlach of een vrolijke intonatie is het voor de ontvanger van je e-mail erg makkelijk om je goedbedoelde boodschap compleet verkeerd te interpreteren. Vermijd dergelijke stijlen en als je het toch doet, lees je eigen e-mails dan heel goed na alsof je hem zelf zou ontvangen.
  • Reply-to-all. Hier zijn twee dingen om goed op te letten. Bij het reageren naar alle geadresseerden is het van belang om te controleren wie er allemaal aan het meelezen is. Pas de inhoud van je reactie dus aan op de ontvangers. Daarnaast is het ongepast om zomaar iemand uit de discussie te verwijderen. Je weet nooit of een collega toch nog even de moeite neemt om de ‘ontbrekende’ collega de e-mail door te sturen. Deze zal niet blij zijn met jouw actie.
  • Openen en afsluiten. Neem de moeite om even je mail te openen met een vriendelijk ‘hallo’, of ‘beste’ en eindig je mail met een bedankje of een vriendelijke groet. Het is een kleine moeite waar je eigenlijk alleen maar mee kunt winnen. En let ondertussen ook goed op dat je de naam van de geadresseerde goed hebt geschreven!
  • E-mail niet als je boos bent. Wat in normale communicatie geldt is ook van toepassing op e-mails. En nog meer ook! Normaal moet je spreekwoordelijk tot tien tellen en daarna pas reageren. Mondeling kun je wellicht nog eens iets ontkennen, of nuanceren, maar bij e-mails ligt het vast en kan het altijd nog een keer tegen je gebruikt worden. Bij e-mails is het dus verstandig om er een nachtje over te slapen, of tenminste even langs de koffiemachine te lopen en je e-mail opnieuw te lezen alvorens deze te verzenden.
  • Wijzigen en doorsturen. In veel e-mail omgevingen heb je de mogelijkheid om lettertypes, kleuren en dergelijke te wijzigen. Bij het doorsturen (forwarden) van e-mails kan het zijn dat je een paar woorden even wilt aanpassen, maar dat dat ongemerkt in een andere kleur of in een ander lettertype wordt gedaan. De ontvanger zal dat in veel gevallen zien en het geeft niet de indruk dat je professioneel bezig bent. Tip: knip en plak alles in notepad en daarna weer in je e-mail, dan is alle opmaak verdwenen.
  • BCC. Niets kan zo dodelijk zijn als het versturen van e-mails met geadresseerden in de BCC. Dus niet doen! Denk goed na waarom het nodig zou moeten zijn en lees vooral eerst dit artikel.

Ter afsluiting nog een aantal cijfers over 2010 (bron: The Radicati Group)

  • Het aantal verstuurde e-mails: 107 biljoen.
  • Het gemiddeld aantal e-mailberichten per dag: 294 miljard
  • Het percentage van e-mails dat ‘spam’ was: 89,1%
  • Het aantal e-mail accounts wereldwijd: 2,9 miljard
  • Het percentage zakelijke e-mail accounts: 25%

Mocht je nog aanvullingen hebben, dan hoor ik het uiteraard graag!

Gijsbert van der Meulen

Mijn naam is Gijsbert van der Meulen en met mijn bedrijf FiveLeggedSheep help ik organisaties heldere doelen te stellen om deze vervolgens op creatieve, transparante, resultaatgerichte en enthousiaste wijze te behalen. Mijn werkwijze bestaat uit een goede mix van cijfermatige analyses, het aanscherpen van processen, het delen van visie, het aanbrengen van ritme, het bieden van transparantie in doelen en resultaten en een enorme berg enthousiasme om het maximale uit de mensen te halen die verantwoordelijk zijn voor het behalen van de doelstellingen.

More Posts - Website - Twitter - LinkedIn

1 Comment
Leave a Reply